Bilan d’expérimentation ADIJ - Philippe Bazin, Avocat, www.emo-hebert.com, Animateur de l’Atelier ADIJ – PACEL

Keyvelop-Arkhineo : une solution fiable, avec quelques progrès à apporter…

Depuis le mois de juin 2006, l’ADIJ, Association pour le Développement de l’Informatique Juridique, tient son atelier consacré à la Pratique de l’Archivage des Courriers Electroniques (PACEL).
Cet atelier réunit chaque mois des praticiens venus de tous horizons : experts, éditeurs, juristes, techniciens, archivistes, documentalistes…
Comme son nom l’indique, il se veut résolument concret, et s’attache d’abord à faire fonctionner les outils qui lui sont soumis, et ensuite à les situer juridiquement par rapport aux exigences des textes.
À ce titre, il a analysé une solution proposée pour expérimentation par l'intermédiaire de Gilles Saulière, de la société de conseil Imaterialis et composée de deux offres, Keyvelop pour la partie échanges certifiés et CDC Arkhineo pour la partie archivage probatoire, les deux sociétés ayant accepté de connecter leurs services pour l’expérimentation et de les mettre à disposition du groupe le temps nécessaire à l’expérimentation.

La plate forme complète fonctionne à partir d’un navigateur internet, donc sur un mode ASP, ce qui a permis une expérimentation en vraie grandeur, chacun des membres du groupe disposant d’un compte Keyvelop, associé à un « coffre fort » électronique CDC ARkhineo, spécialement mis en place pour lui.

Parallèlement, un espace plus vaste, accessible à tous les membres du groupe, a permis de faire fonctionner la solution de manière ouverte.
Les retours d’expérience ont permis d’apporter quelques modifications d’ergonomie aux fonctionnalités du logiciel.

In fine, le bilan se révèle très positif, tant sur le plan fonctionnel que sur le plan juridique, mais la solution doit encore progresser, pour être parfaitement convaincante.

Sur le plan fonctionnel, les utilisateurs ont apprécié la simplicité d’usage.

• Le mode ASP rend l’outil accessible en tous lieux.
• La présentation volontairement très dépouillée du menu d’accueil et des sous menus, permet une utilisation relativement facile, même pour un débutant.
• Le moteur de recherche, et les différents champs de recherche procurent un accès relativement rapide aux documents enregistrés.

Sur le plan juridique, les praticiens ont apprécié :

• la liaison sécurisée permanente reliant le PC de l’utilisateur à la plateforme
  
• et celle reliant la plateforme à l’infrastructure de CDC Arkhinéo, qui assure la fourniture technique du « coffre fort ».

Cette liaison s’effectue dans des conditions rigoureuses qui répondent aux exigences légales de « conservation intègre » et de « fiabilité ».

Toutes les conditions sont donc réunies pour que l’outil puisse donner satisfaction.

Et pourtant ? Et pourtant il doit encore progresser s’il veut rallier sans réserve les suffrages du plus grand nombre.

Progression ergonomique d’une part : l’intitulé des rubriques, leur articulation d’ensemble, la progression par menus et sous menus, doit encore être améliorée, pour parvenir à une utilisation plus intuitive, et par conséquent plus accessible pour un utilisateur profane.

Progression technique d’autre part : la solution est relativement lourde à faire fonctionner. Cette lourdeur, fait qu’en pratique l’utilisateur est pratiquement tenu de disposer de deux outils de messagerie : l’un pour les messages « archivables » et l’autre pour ceux qui ne le sont pas.

Or cette dichotomie entre deux catégories d’objets, qui est celle des éditeurs de logiciel d’archivage, se heurte aux pratiques du terrain.
Dans les faits, la messagerie est autant utilisée pour adresser des messages essentiels, que des messages accessoires, voire futiles, sans que l’utilisateur ne change d’outil pour autant.

Cet usage indifférencié, se heurte au « sérieux » du logiciel Keyvelop, qui oblige à faire un tri a priori, ou a posteriori, entre l’archivable et le jetable.

Ce tri semble logique, au regard des coûts de conservation, mais de ce fait, le logiciel doit être amélioré pour le rendre plus facile par l’utilisateur. Car la « conservation intègre » d’un objet numérique ne doit pas devenir une telle épreuve, qu’elle conduise à se rabattre sur la conservation de l’objet sous forme papier, en raison de la simplicité de ce mode de conservation …

L’équipe Keyvelop travaille actuellement à ces améliorations, et nul doute qu’elle sera capable de présenter au groupe d’ici quelques semaines, une révision du logiciel, intégrant ces remarques.

Philippe Bazin.

Cabinet Emo-Hébert : www.emo-hebert.com - ADIJ : www.adij.asso.fr - Imaterialis : www.imaterialis.com - Keyvelop : www.keyvelop.com - CDC Arkhineo : www.cdcarkhineo.com

Un salon plus resserré qu'il y a quelques années, moins de visiteurs, mais 50% des visiteurs viennent avec un projet ou un but précis.
Donc, bravo aux organisateurs :)

Un mot sur TiViPRO : Imaterialis avait choisi d'être présent sur Online 2007 sur le stand de TiViPRO et à titre de Sponsor Gold.

En effet, nous observons avec attention toutes les initiatives et innovations qu'apportent sans cesse la communauté très active de la sphère Web 2.0. Or, l'initiative des fondateurs de TiViPRO nous est apparue comme excellente et, même si cela n'apparait pas comme évident à première vue, tout à fait en rapport avec la dématérialisation et l'instauration d'un monde électronique de confiance. Pourquoi ? TiViPRO permet aux entreprises (et autres) de maîtriser leur image et leur vidéo-communication, sur un portail professionnel. Cela va dans le sens d'une authentification de la source d'information et donc, concourt au renforcement de la confiance. Simple et efficace.

Nous avons remarqué cette année, que les services bancaires, financiers, les services d'assurance, de crédit, principalement le crédit à la consommation, avaient cette fois, franchi largement 2 paliers importants :

• Celui du recours à la signature électronique pour la formalisation électronique des engagements. C'est une bonne nouvelle, cela démontre enfin que, contrairement à ce qui nous a été seriné pendant des années, la signature électronique, ce n'est pas obligatoirement compliqué,  lourd à déployer, impossible à utiliser pour les gens. Il suffit de la mettre en oeuvre avec sérieux et en fonction du besoin à couvrir.

• Celui du recours à l'archivage probatoire : les banques commencent à le proposer à leur clients particuliers, sous la forme d'un coffre-fort numérique et ces derniers l'adoptent sans effort ! C'est un très bon augure pour ce marché de l'archivage probatoire (nous préférons ce terme de probatoire à celui d'archivage légal , fréquemment utilisé et bien présomptueux... A moins que ce soit pour rappeler que ce n'est pas de l'archivage probatoire, ce n'es pas illégal !)