Un ovni fiscal nous est tombé du ciel le 11 janvier 2007, sous forme d'une instruction très osée, introduisant la facture émise et archivée en électronique, puis envoyée sous forme papier au client.

L'instruction débute ainsi :

« 1. Dans la pratique, de nombreuses entreprises créent et conservent, sous forme électronique, des factures qu’elles transmettent à leurs clients sur support papier.

2. La présente instruction précise les conditions dans lesquelles ces entreprises peuvent continuer à recourir à cette pratique dans le respect des principes posés en matière de conservation et de stockage des factures par la réglementation fiscale. »

Le décor est planté : ce texte se situe bien dans le fil des précédents textes parus en matière de facture transmise par voie électronique et sécurisée au moyen d'une signature électronique. L'objectif ici recherché est de permettre aux entreprises qui émettent des factures électroniques mais dont les clients ne peuvent ou ne souhaitent recevoir leurs factures par la voie électronique, de pouvoir, de leur côté, procéder à un archivage électronique (dans les formes requises) de leur propre original, envoyant ensuite un original papier à leur client. L'administration fiscale, connue pour son pragmatisme parfois révolutionnaire, interprète au passage de façon extensive la notion de « double original », en en abandonnant le critère de stricte identité des deux documents, chose qui ne semblait pouvoir être possible jusque là.

Dans la pratique, la constitution des ces 2 documents différents pour une même facture et leur archivage, sont décrits dans cette instruction et en ce qui concerne le « double électronique » de l'original papier, la notion de « reproduction fidèle et durable » pour sa valeur probante, appelle immédiatement à l'esprit, procédé auditable, signature électronique et archivage probatoire.

D'autres usages de ce curieux mais savoureux mélange vont-ils suivre ? L'avenir nous le dira.

Vous trouverez le texte intégral de cette instruction en cliquant ici .

Bilan d’expérimentation ADIJ - Philippe Bazin, Avocat, www.emo-hebert.com, Animateur de l’Atelier ADIJ – PACEL

Keyvelop-Arkhineo : une solution fiable, avec quelques progrès à apporter…

Depuis le mois de juin 2006, l’ADIJ, Association pour le Développement de l’Informatique Juridique, tient son atelier consacré à la Pratique de l’Archivage des Courriers Electroniques (PACEL).
Cet atelier réunit chaque mois des praticiens venus de tous horizons : experts, éditeurs, juristes, techniciens, archivistes, documentalistes…
Comme son nom l’indique, il se veut résolument concret, et s’attache d’abord à faire fonctionner les outils qui lui sont soumis, et ensuite à les situer juridiquement par rapport aux exigences des textes.
À ce titre, il a analysé une solution proposée pour expérimentation par l'intermédiaire de Gilles Saulière, de la société de conseil Imaterialis et composée de deux offres, Keyvelop pour la partie échanges certifiés et CDC Arkhineo pour la partie archivage probatoire, les deux sociétés ayant accepté de connecter leurs services pour l’expérimentation et de les mettre à disposition du groupe le temps nécessaire à l’expérimentation.

La plate forme complète fonctionne à partir d’un navigateur internet, donc sur un mode ASP, ce qui a permis une expérimentation en vraie grandeur, chacun des membres du groupe disposant d’un compte Keyvelop, associé à un « coffre fort » électronique CDC ARkhineo, spécialement mis en place pour lui.

Parallèlement, un espace plus vaste, accessible à tous les membres du groupe, a permis de faire fonctionner la solution de manière ouverte.
Les retours d’expérience ont permis d’apporter quelques modifications d’ergonomie aux fonctionnalités du logiciel.

In fine, le bilan se révèle très positif, tant sur le plan fonctionnel que sur le plan juridique, mais la solution doit encore progresser, pour être parfaitement convaincante.

Sur le plan fonctionnel, les utilisateurs ont apprécié la simplicité d’usage.

• Le mode ASP rend l’outil accessible en tous lieux.
• La présentation volontairement très dépouillée du menu d’accueil et des sous menus, permet une utilisation relativement facile, même pour un débutant.
• Le moteur de recherche, et les différents champs de recherche procurent un accès relativement rapide aux documents enregistrés.

Sur le plan juridique, les praticiens ont apprécié :

• la liaison sécurisée permanente reliant le PC de l’utilisateur à la plateforme
  
• et celle reliant la plateforme à l’infrastructure de CDC Arkhinéo, qui assure la fourniture technique du « coffre fort ».

Cette liaison s’effectue dans des conditions rigoureuses qui répondent aux exigences légales de « conservation intègre » et de « fiabilité ».

Toutes les conditions sont donc réunies pour que l’outil puisse donner satisfaction.

Et pourtant ? Et pourtant il doit encore progresser s’il veut rallier sans réserve les suffrages du plus grand nombre.

Progression ergonomique d’une part : l’intitulé des rubriques, leur articulation d’ensemble, la progression par menus et sous menus, doit encore être améliorée, pour parvenir à une utilisation plus intuitive, et par conséquent plus accessible pour un utilisateur profane.

Progression technique d’autre part : la solution est relativement lourde à faire fonctionner. Cette lourdeur, fait qu’en pratique l’utilisateur est pratiquement tenu de disposer de deux outils de messagerie : l’un pour les messages « archivables » et l’autre pour ceux qui ne le sont pas.

Or cette dichotomie entre deux catégories d’objets, qui est celle des éditeurs de logiciel d’archivage, se heurte aux pratiques du terrain.
Dans les faits, la messagerie est autant utilisée pour adresser des messages essentiels, que des messages accessoires, voire futiles, sans que l’utilisateur ne change d’outil pour autant.

Cet usage indifférencié, se heurte au « sérieux » du logiciel Keyvelop, qui oblige à faire un tri a priori, ou a posteriori, entre l’archivable et le jetable.

Ce tri semble logique, au regard des coûts de conservation, mais de ce fait, le logiciel doit être amélioré pour le rendre plus facile par l’utilisateur. Car la « conservation intègre » d’un objet numérique ne doit pas devenir une telle épreuve, qu’elle conduise à se rabattre sur la conservation de l’objet sous forme papier, en raison de la simplicité de ce mode de conservation …

L’équipe Keyvelop travaille actuellement à ces améliorations, et nul doute qu’elle sera capable de présenter au groupe d’ici quelques semaines, une révision du logiciel, intégrant ces remarques.

Philippe Bazin.

Cabinet Emo-Hébert : www.emo-hebert.com - ADIJ : www.adij.asso.fr - Imaterialis : www.imaterialis.com - Keyvelop : www.keyvelop.com - CDC Arkhineo : www.cdcarkhineo.com

Un salon plus resserré qu'il y a quelques années, moins de visiteurs, mais 50% des visiteurs viennent avec un projet ou un but précis.
Donc, bravo aux organisateurs :)

Un mot sur TiViPRO : Imaterialis avait choisi d'être présent sur Online 2007 sur le stand de TiViPRO et à titre de Sponsor Gold.

En effet, nous observons avec attention toutes les initiatives et innovations qu'apportent sans cesse la communauté très active de la sphère Web 2.0. Or, l'initiative des fondateurs de TiViPRO nous est apparue comme excellente et, même si cela n'apparait pas comme évident à première vue, tout à fait en rapport avec la dématérialisation et l'instauration d'un monde électronique de confiance. Pourquoi ? TiViPRO permet aux entreprises (et autres) de maîtriser leur image et leur vidéo-communication, sur un portail professionnel. Cela va dans le sens d'une authentification de la source d'information et donc, concourt au renforcement de la confiance. Simple et efficace.

Nous avons remarqué cette année, que les services bancaires, financiers, les services d'assurance, de crédit, principalement le crédit à la consommation, avaient cette fois, franchi largement 2 paliers importants :

• Celui du recours à la signature électronique pour la formalisation électronique des engagements. C'est une bonne nouvelle, cela démontre enfin que, contrairement à ce qui nous a été seriné pendant des années, la signature électronique, ce n'est pas obligatoirement compliqué,  lourd à déployer, impossible à utiliser pour les gens. Il suffit de la mettre en oeuvre avec sérieux et en fonction du besoin à couvrir.

• Celui du recours à l'archivage probatoire : les banques commencent à le proposer à leur clients particuliers, sous la forme d'un coffre-fort numérique et ces derniers l'adoptent sans effort ! C'est un très bon augure pour ce marché de l'archivage probatoire (nous préférons ce terme de probatoire à celui d'archivage légal , fréquemment utilisé et bien présomptueux... A moins que ce soit pour rappeler que ce n'est pas de l'archivage probatoire, ce n'es pas illégal !)

Les différentes législations, réglementations, préconisations, Sarbanes-Oxley, SEC, Bâle II, MIFID (la directive MIF, en français), pointent toutes la nécessité de parvenir à construire et pérenniser un environnement général propre à garantir une auditabilité a posteriori des transactions financières, dans le but notamment de traquer les fraudes, blanchiments d'argent etc. mais également, de sécuriser les investisseurs.

L'orientation prise par ces réglementations est issue d'un double constat récurent :

• D'une part l'impossibilité à contrôler en temps réel les transactions (effet de masse),

• D'autre part, la grande difficulté à exercer un contrôle a posteriori, dans un contexte immatériel où les correspondants sont anonymes si on ne les authentifie pas, où les données s'évaporent une fois la transaction terminée, si l'on ne prend pas soin d'en conserver une trace certifiée.

Les deux enjeux qui feront le succès de ces réglementations sont ainsi : l'authentification et la traçabilité ou, énoncé différemment, la fabrication au fil de l'eau et la conservation à valeur probatoire de toutes les preuves liées aux transactions.

Les différents acteurs n'ont pas attendu le législateur français et ont déjà pris en compte les règles édictées par la directive. Cette ordonnance et le règlement de l'AMF à paraître vont par contre leur donner l'occasion de vérifier une dernière fois que tout est au clair. Ils vont aussi leur permettre de planifier, le cas échéant, la seconde génération des systèmes de conservation et de traçabilité des échanges liés aux transactions, d'optimiser les échanges eux-mêmes, en s'appropriant les outils et savoir faire des éditeurs et opérateurs, qui se perfectionnent, de leur côté, chaque jour qui passe, grâce à l'utilisation désormais sans cesse croissante de leurs offres.

Textes juridiques (liste issue de l'AMF)

• Directive 2004/39/CE du Parlement européen et du Conseil du 21 avril 2004 (pdf)
• Directive 2006/31/CE du Parlement européen et du Conseil du 5 avril 2006, modifiant la directive 2004/39/CE en ce qui concerne certaines échéances (pdf)
• Directive 2006/73/CE de la Commission du 10 août 2006 portant mesures d'exécution de la directive 2004/39/CE du Parlement européen et du Conseil (pdf)
  
• Règlement (CE) n° 1287/2006 de la Commission du 10 août 2006 portant mesures d'exécution de la directive 2004/39/CE du Parlement européen et du Conseil (pdf)
  

Autres informations utiles (liste issue de l'AMF)

• Site de la Commission européenne :
  
• La Commission européenne a en outre mis en ligne un questionnaire « Your questions on MiFID », régulièrement actualisé. il est accessible ici.
  
• Site du CESR
  Site de la Direction générale du Trésor et de la Prévision économique
  
• Document d’information de l’AMF sur la directive MIF : « La directive sur les marchés d'instruments financiers : enjeux et conséquences pour la régulation française.

La jeune ingénierie éditique a subi d’importantes évolutions en quelquesannées, son champ d’application s’est sans cesse et considérablement élargi, pour devenir une véritable ingénierie documentaire, voire une ingénierie du contenu, s’extrayant ainsi de son étroite mission d’origine.

Les progrès technologiques constants sur les outils de base d’un côté et de l’autre côté, l’apparition et la généralisation foudroyante d’Internet, la révolution juridique qui en a suivi, ont aspiré l’ingénierie documentaire, pour imposer une mission globale de prise en compte des nouvelles formes induites de document en vue de leur production, de leur diffusion, de leur gestion et de leur archivage.

L’ingénierie documentaire accède donc à la problématique complexe de la gestion du patrimoine informationnel et documentaire de l’entreprise (ou du service public).

Ce faisant, elle impacte fortement les organisations humaines de ces entités et doit se préoccuper de la nécessaire conduite du changement qui en résulte.

L'ingénierie documentaire face au multi-canal

L'apparition d'Internet et son appropriation radicale en quelques années par l'ensemble des acteurs économiques ont modifié en profondeur l'espace et les modes de communication. Des parts toujours plus nombreuses et importantes des grandes fonctions de l'entreprise ou du service public ont été déportées dans la sphère immatérielle et ces fonctions se sont adaptées, plus ou moins bien, aux nouvelles possibilités et contraintes de ce nouveau monde.

L’explosion des supports d’information entre l’opposition traditionnelle écrit / oral, a provoqué l’apparition corrélative de nouveaux canaux de diffusion de l’information, comme entre lces 2 extrêmes, un spectre complet de nouveaux vecteurs, déclinables à l'infini s'était soudainement ouvert : Web, e-mail, mais aussi, forums, SMS, VoIP, IRC, Chat, Blogs, Wikis, fils RSS, réseaux sociaux... 

Les notions de document, de courriers, simples à appréhender, atachées jusque là à l'écrit sur papier, à l'enveloppe, à La Poste, se sont littéralement désintégrées, pour renaître sous des formes multiples et beaucoup moins évidentes à manipuler et organiser.

• L’ingénierie documentaire a donc dû commencer à s’adapter à ces nouveaux canaux, les applications, aujourd'hui, savent produire la syntaxe requise d'un document "classique" (de type lettre, facture, bon de commande etc.,) en fonction des canaux de diffusion choisis, papier ou électronique.
• Mais, lorsque l'on sort de cette modalié, simple transposition des usages du monde du papier au monde mixte papier / électronique, les problèmes se posent. Comment traiter une discussion sur IRC (le fameux "Chat" de type MSN, qu'utilisent nos enfants tous les soirs... mais en version professionnelle) ? Comment traiter une conversation en VoIP (téléphonie via internet) enregistrée ? Ou une information envoyée par SMS ? Comment traiter un wiki ?

La gestion, l'organisation, l'archivage de ces nouveaux documents à la frontière floue pose un fameux problème ! Et non seulement, elle pose un problème, mais en plus, ce problème est loin d'être encore identifié, posant ainsi un premier et sérieux obstacle au travail de résolution.

L'ingénierie documentaire face au probatoire

Dans le même temps, depuis le 13 mars 2000, voilà que le législateur a permis avec la légalisation de la signature électronique, d'immatérialiser des documents originaux à portée juridique importante, portant engagement du signataire. Une problématique de plus à résoudre : le transport et la conservation de la valeur juridique attachée au document. Derniers exemples en date : le relevé de compte bancaire, le bulletin de paie.

Pendant ce temps, chaque minute qui passe, les IRC fonctionnent à plein régime, les wikis fleurissent, les SMS grésillent de toute part, les contenus s'envolent, portés par cette vague de nouveaux supports, sous l'oeil incrédule d'au moins trois catégories de personnages, garants de notre bonne organisation, de la pérennité de notre partimoine informationnel, de notre sécurité juridique, le législateur et les professionnels du Droit, les responsables de l'organisation, les DSI.

L'ingénierie documentaire en mouvement

Incrédules ? Pas tant que cela en fait. Le législateur et l'Etat veillent et publient régulièrement lois et réglementations, les juristes travaillent, étudient, expérimentent (cf. les travaux de l'ADIJ par exemple, dont j'ai déjà parlé sur ces colonnes), les professionnels de l'ingénierie éditique et documentaire avancent, se réunissent, comme c'était le cas ces trois jours derniers, à l'occasion du 13ème Forum de la GEIDE, placé justement cette année sous le thème du document numérique, avec comme baseline, « le document dans tous ses états ...numériques ».

Et les Conseils ? Existent-il ? Oui ...et ils conseillent. Imaterialis intervient chaque jour pour ses clients et sur ces problématiques nouvelles. En effet, dans ce contexte aussi complexe et multi-évolutif, le recours à un Conseil spécialisé sur ces problématiques est d'un secours précieux, tant pour les entreprises que pour les services publics, lorsqu'il s'agit de s'attaquer au chantier de mutation documentaire.