GS

Monsieur JEANNIN, pouvez-vous me dire quel était le projet à l’origine de la mission que vous avez confiée à Imaterialis ?

PJ

Tout part de la volonté de la Direction de renforcer sa gouvernance d’entreprise, en améliorant  la qualité de la conservation, de la sécurité et de la confidentialité de nos documents, notamment ceux à caractère légal. Il en est émané un projet d’entreprise de mise en place d’une GED avec comme objectif de satisfaire à ces exigences et de fait, améliorer nos processus et la gestion de notre patrimoine documentaire d’entreprise.  Cependant, je me suis rapidement aperçu que nous  ne maîtrisions ni même ne connaissions pas en interne suffisamment le domaine. Nous avons donc décidé dans un premier temps de confier une étude à un cabinet spécialisé sur ce type d’enjeux, afin de clarifier les contextes juridique, normatif et fonctionnel de ce type d’application.

GS

Et c’est là qu’intervient Imaterialis ?

PJ

En octobre 2005, j’ai assisté à une conférence sur la dématérialisation des factures, Jérôme MENDIELA y est intervenu sur l’archivage probatoire. A cette occasion, je lui ai exposé notre problématique, ce qui nous a amenés à reprendre contact pour approfondir, et finalement confier la mission d’étude à Imatérialis. Aujourd’hui, je maîtrise mieux le sujet, les enjeux sont bien décrits et le périmètre du projet bien délimité.

GS

Comment s’est passée la suite du projet ?

PJ

Entre juillet et Novembre 2005, nous avions déjà dressé en interne une premier recensement des documents et des flux concernés. Cette une phase l a demandé beaucoup de temps et d’énergie, car si les volumes restent assez modestes (nous gérons environ 1 million de pages par an), la diversité de nos activités génère une grande diversité de types de documents … A la suite de l’étude Imaterialis, nous avons pris l’option de leur confier également une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la phase d’élaboration du cahier des charges de l’application et de choix des prestataires de notre projet GED. L’objectif était, à la fois d’optimiser nos propres ressources et de nous assurer de la mise en œuvre de la bonne méthodologie, de la prise en compte de toutes les contraintes déterminées lors de l’étude initiale, en nous appuyant sur des professionnels du domaine. De plus, ces professionnels seraient mieux à mêmes d’identifier les prestataires potentiels, spécialistes dans les différents métiers de la GED, et de dépouiller et analyser leurs réponses.

GS

Pouvez-vous me décrire comment s’est déroulé le projet, sur cette nouvelle phase ?

PJ

Avec les consultants d’Imaterialis, nous avons procédé à une première série d’entretiens avec de futurs utilisateurs potentiels, pour identifier leurs besoins et fonctionnements, et déterminer quelles applications pourraient devenir les pilotes représentatifs de l’ensemble de nos besoins. Une opération de cartographie des flux a été menée, flux entrants, flux sortants, nature des documents... Ensuite, les besoins GED ont été analysés, les work-flows étudiés, les besoins spécifiques en matière de numérisation du papier (RAD/LAD) ont été mesurés, etc. Finalement, les consultants ont rédigé le cahier des charges de l’application et sa grille de dépouillement, puis ils nous ont aidé à dresser une liste de 15 prestataires possibles. L’appel d’offres a été lancé, la première analyse des réponses nous a permis de short lister 4 prestataires. Une seconde série d’entretien a été lancée avec les utilisateurs clés, représentatifs et volontaires pour implémenter leur application en tant que pilotes, pour valider une maquette type. Les 4 éditeurs sont actuellement en cours de réalisation de leur maquette. Les maquettes seront recettées avec Imatérialis, d’un point de vue technique, puis avec les utilisateurs. Nous obtiendrons à l’issue de cette phase la recommandation de notre cabinet de conseil et ferons notre choix.

GS

Que va-t-il se passer ensuite ?

PJ

Ensuite, nous lancerons la phase de mise en œuvre. Ce projet de GED avec des documents à forte valeur juridique est sensible, les contraintes sont fortes, le contexte juridique et normatif, même si nous le maîtrisons mieux, reste à nos yeux affaire de spécialistes, de même que les technologies à déployer. Nous voulons mettre toutes les chances de notre côté, aussi nous ferons très certainement à nouveau appel à l’expérience d’Imatérialis pour cette nouvelle étape de notre projet.