Bilan d’expérimentation ADIJ - Philippe Bazin, Avocat, www.emo-hebert.com, Animateur de l’Atelier ADIJ – PACEL

Keyvelop-Arkhineo : une solution fiable, avec quelques progrès à apporter…

Depuis le mois de juin 2006, l’ADIJ, Association pour le Développement de l’Informatique Juridique, tient son atelier consacré à la Pratique de l’Archivage des Courriers Electroniques (PACEL).
Cet atelier réunit chaque mois des praticiens venus de tous horizons : experts, éditeurs, juristes, techniciens, archivistes, documentalistes…
Comme son nom l’indique, il se veut résolument concret, et s’attache d’abord à faire fonctionner les outils qui lui sont soumis, et ensuite à les situer juridiquement par rapport aux exigences des textes.
À ce titre, il a analysé une solution proposée pour expérimentation par l'intermédiaire de Gilles Saulière, de la société de conseil Imaterialis et composée de deux offres, Keyvelop pour la partie échanges certifiés et CDC Arkhineo pour la partie archivage probatoire, les deux sociétés ayant accepté de connecter leurs services pour l’expérimentation et de les mettre à disposition du groupe le temps nécessaire à l’expérimentation.

La plate forme complète fonctionne à partir d’un navigateur internet, donc sur un mode ASP, ce qui a permis une expérimentation en vraie grandeur, chacun des membres du groupe disposant d’un compte Keyvelop, associé à un « coffre fort » électronique CDC ARkhineo, spécialement mis en place pour lui.

Parallèlement, un espace plus vaste, accessible à tous les membres du groupe, a permis de faire fonctionner la solution de manière ouverte.
Les retours d’expérience ont permis d’apporter quelques modifications d’ergonomie aux fonctionnalités du logiciel.

In fine, le bilan se révèle très positif, tant sur le plan fonctionnel que sur le plan juridique, mais la solution doit encore progresser, pour être parfaitement convaincante.

Sur le plan fonctionnel, les utilisateurs ont apprécié la simplicité d’usage.

• Le mode ASP rend l’outil accessible en tous lieux.
• La présentation volontairement très dépouillée du menu d’accueil et des sous menus, permet une utilisation relativement facile, même pour un débutant.
• Le moteur de recherche, et les différents champs de recherche procurent un accès relativement rapide aux documents enregistrés.

Sur le plan juridique, les praticiens ont apprécié :

• la liaison sécurisée permanente reliant le PC de l’utilisateur à la plateforme
  
• et celle reliant la plateforme à l’infrastructure de CDC Arkhinéo, qui assure la fourniture technique du « coffre fort ».

Cette liaison s’effectue dans des conditions rigoureuses qui répondent aux exigences légales de « conservation intègre » et de « fiabilité ».

Toutes les conditions sont donc réunies pour que l’outil puisse donner satisfaction.

Et pourtant ? Et pourtant il doit encore progresser s’il veut rallier sans réserve les suffrages du plus grand nombre.

Progression ergonomique d’une part : l’intitulé des rubriques, leur articulation d’ensemble, la progression par menus et sous menus, doit encore être améliorée, pour parvenir à une utilisation plus intuitive, et par conséquent plus accessible pour un utilisateur profane.

Progression technique d’autre part : la solution est relativement lourde à faire fonctionner. Cette lourdeur, fait qu’en pratique l’utilisateur est pratiquement tenu de disposer de deux outils de messagerie : l’un pour les messages « archivables » et l’autre pour ceux qui ne le sont pas.

Or cette dichotomie entre deux catégories d’objets, qui est celle des éditeurs de logiciel d’archivage, se heurte aux pratiques du terrain.
Dans les faits, la messagerie est autant utilisée pour adresser des messages essentiels, que des messages accessoires, voire futiles, sans que l’utilisateur ne change d’outil pour autant.

Cet usage indifférencié, se heurte au « sérieux » du logiciel Keyvelop, qui oblige à faire un tri a priori, ou a posteriori, entre l’archivable et le jetable.

Ce tri semble logique, au regard des coûts de conservation, mais de ce fait, le logiciel doit être amélioré pour le rendre plus facile par l’utilisateur. Car la « conservation intègre » d’un objet numérique ne doit pas devenir une telle épreuve, qu’elle conduise à se rabattre sur la conservation de l’objet sous forme papier, en raison de la simplicité de ce mode de conservation …

L’équipe Keyvelop travaille actuellement à ces améliorations, et nul doute qu’elle sera capable de présenter au groupe d’ici quelques semaines, une révision du logiciel, intégrant ces remarques.

Philippe Bazin.

Cabinet Emo-Hébert : www.emo-hebert.com - ADIJ : www.adij.asso.fr - Imaterialis : www.imaterialis.com - Keyvelop : www.keyvelop.com - CDC Arkhineo : www.cdcarkhineo.com

Les différentes législations, réglementations, préconisations, Sarbanes-Oxley, SEC, Bâle II, MIFID (la directive MIF, en français), pointent toutes la nécessité de parvenir à construire et pérenniser un environnement général propre à garantir une auditabilité a posteriori des transactions financières, dans le but notamment de traquer les fraudes, blanchiments d'argent etc. mais également, de sécuriser les investisseurs.

L'orientation prise par ces réglementations est issue d'un double constat récurent :

• D'une part l'impossibilité à contrôler en temps réel les transactions (effet de masse),

• D'autre part, la grande difficulté à exercer un contrôle a posteriori, dans un contexte immatériel où les correspondants sont anonymes si on ne les authentifie pas, où les données s'évaporent une fois la transaction terminée, si l'on ne prend pas soin d'en conserver une trace certifiée.

Les deux enjeux qui feront le succès de ces réglementations sont ainsi : l'authentification et la traçabilité ou, énoncé différemment, la fabrication au fil de l'eau et la conservation à valeur probatoire de toutes les preuves liées aux transactions.

Les différents acteurs n'ont pas attendu le législateur français et ont déjà pris en compte les règles édictées par la directive. Cette ordonnance et le règlement de l'AMF à paraître vont par contre leur donner l'occasion de vérifier une dernière fois que tout est au clair. Ils vont aussi leur permettre de planifier, le cas échéant, la seconde génération des systèmes de conservation et de traçabilité des échanges liés aux transactions, d'optimiser les échanges eux-mêmes, en s'appropriant les outils et savoir faire des éditeurs et opérateurs, qui se perfectionnent, de leur côté, chaque jour qui passe, grâce à l'utilisation désormais sans cesse croissante de leurs offres.

Textes juridiques (liste issue de l'AMF)

• Directive 2004/39/CE du Parlement européen et du Conseil du 21 avril 2004 (pdf)
• Directive 2006/31/CE du Parlement européen et du Conseil du 5 avril 2006, modifiant la directive 2004/39/CE en ce qui concerne certaines échéances (pdf)
• Directive 2006/73/CE de la Commission du 10 août 2006 portant mesures d'exécution de la directive 2004/39/CE du Parlement européen et du Conseil (pdf)
  
• Règlement (CE) n° 1287/2006 de la Commission du 10 août 2006 portant mesures d'exécution de la directive 2004/39/CE du Parlement européen et du Conseil (pdf)
  

Autres informations utiles (liste issue de l'AMF)

• Site de la Commission européenne :
  
• La Commission européenne a en outre mis en ligne un questionnaire « Your questions on MiFID », régulièrement actualisé. il est accessible ici.
  
• Site du CESR
  Site de la Direction générale du Trésor et de la Prévision économique
  
• Document d’information de l’AMF sur la directive MIF : « La directive sur les marchés d'instruments financiers : enjeux et conséquences pour la régulation française.

Le site pme.service-public.fr s'adresse à tous les dirigeants d'entreprise, PME, TPE, aux professions libérales, travailleurs indépendants, avec comme double objectif :

• d'une part, de faciliter et simplifier l'accès à l'information administrative, afin de regrouper et d'organiser en un endroit unique la somme considérable d'informations issues de toutes les administrations et organismes divers qui les concernent ;
• d'autre part de donner accès aux différents guichets administratifs en ligne, se proposant ainsi d'être un méta-guichet unique pour lma population visée.

De l'accès en ligne à l'information administrative jusqu'à la e-formalité, le chemin peut alors se faire de façon plus naturelle, les échanges électroniques y ont tout à gagner, à commencer par ceux à haute valeur juridique, qui nous concernent au premier chef.