La jeune ingénierie éditique a subi d’importantes évolutions en quelquesannées, son champ d’application s’est sans cesse et considérablement élargi, pour devenir une véritable ingénierie documentaire, voire une ingénierie du contenu, s’extrayant ainsi de son étroite mission d’origine.

Les progrès technologiques constants sur les outils de base d’un côté et de l’autre côté, l’apparition et la généralisation foudroyante d’Internet, la révolution juridique qui en a suivi, ont aspiré l’ingénierie documentaire, pour imposer une mission globale de prise en compte des nouvelles formes induites de document en vue de leur production, de leur diffusion, de leur gestion et de leur archivage.

L’ingénierie documentaire accède donc à la problématique complexe de la gestion du patrimoine informationnel et documentaire de l’entreprise (ou du service public).

Ce faisant, elle impacte fortement les organisations humaines de ces entités et doit se préoccuper de la nécessaire conduite du changement qui en résulte.

L'ingénierie documentaire face au multi-canal

L'apparition d'Internet et son appropriation radicale en quelques années par l'ensemble des acteurs économiques ont modifié en profondeur l'espace et les modes de communication. Des parts toujours plus nombreuses et importantes des grandes fonctions de l'entreprise ou du service public ont été déportées dans la sphère immatérielle et ces fonctions se sont adaptées, plus ou moins bien, aux nouvelles possibilités et contraintes de ce nouveau monde.

L’explosion des supports d’information entre l’opposition traditionnelle écrit / oral, a provoqué l’apparition corrélative de nouveaux canaux de diffusion de l’information, comme entre lces 2 extrêmes, un spectre complet de nouveaux vecteurs, déclinables à l'infini s'était soudainement ouvert : Web, e-mail, mais aussi, forums, SMS, VoIP, IRC, Chat, Blogs, Wikis, fils RSS, réseaux sociaux... 

Les notions de document, de courriers, simples à appréhender, atachées jusque là à l'écrit sur papier, à l'enveloppe, à La Poste, se sont littéralement désintégrées, pour renaître sous des formes multiples et beaucoup moins évidentes à manipuler et organiser.

• L’ingénierie documentaire a donc dû commencer à s’adapter à ces nouveaux canaux, les applications, aujourd'hui, savent produire la syntaxe requise d'un document "classique" (de type lettre, facture, bon de commande etc.,) en fonction des canaux de diffusion choisis, papier ou électronique.
• Mais, lorsque l'on sort de cette modalié, simple transposition des usages du monde du papier au monde mixte papier / électronique, les problèmes se posent. Comment traiter une discussion sur IRC (le fameux "Chat" de type MSN, qu'utilisent nos enfants tous les soirs... mais en version professionnelle) ? Comment traiter une conversation en VoIP (téléphonie via internet) enregistrée ? Ou une information envoyée par SMS ? Comment traiter un wiki ?

La gestion, l'organisation, l'archivage de ces nouveaux documents à la frontière floue pose un fameux problème ! Et non seulement, elle pose un problème, mais en plus, ce problème est loin d'être encore identifié, posant ainsi un premier et sérieux obstacle au travail de résolution.

L'ingénierie documentaire face au probatoire

Dans le même temps, depuis le 13 mars 2000, voilà que le législateur a permis avec la légalisation de la signature électronique, d'immatérialiser des documents originaux à portée juridique importante, portant engagement du signataire. Une problématique de plus à résoudre : le transport et la conservation de la valeur juridique attachée au document. Derniers exemples en date : le relevé de compte bancaire, le bulletin de paie.

Pendant ce temps, chaque minute qui passe, les IRC fonctionnent à plein régime, les wikis fleurissent, les SMS grésillent de toute part, les contenus s'envolent, portés par cette vague de nouveaux supports, sous l'oeil incrédule d'au moins trois catégories de personnages, garants de notre bonne organisation, de la pérennité de notre partimoine informationnel, de notre sécurité juridique, le législateur et les professionnels du Droit, les responsables de l'organisation, les DSI.

L'ingénierie documentaire en mouvement

Incrédules ? Pas tant que cela en fait. Le législateur et l'Etat veillent et publient régulièrement lois et réglementations, les juristes travaillent, étudient, expérimentent (cf. les travaux de l'ADIJ par exemple, dont j'ai déjà parlé sur ces colonnes), les professionnels de l'ingénierie éditique et documentaire avancent, se réunissent, comme c'était le cas ces trois jours derniers, à l'occasion du 13ème Forum de la GEIDE, placé justement cette année sous le thème du document numérique, avec comme baseline, « le document dans tous ses états ...numériques ».

Et les Conseils ? Existent-il ? Oui ...et ils conseillent. Imaterialis intervient chaque jour pour ses clients et sur ces problématiques nouvelles. En effet, dans ce contexte aussi complexe et multi-évolutif, le recours à un Conseil spécialisé sur ces problématiques est d'un secours précieux, tant pour les entreprises que pour les services publics, lorsqu'il s'agit de s'attaquer au chantier de mutation documentaire.

www.imaterialis.com

Le nouveau site Imaterialis vous permettra, nous l'espérons, sous une identité visuelle rafraîchie et aérée, de mieux prendre connaissance de nos offres et la façon dont elles ont été déclinées par nos clients. Nous vous y proposons également un fond documentaire en relation avec les sujets de la Confiance électronique, au coeur de notre métier. Si vous souhaitez en savoir plus sur la société, nous présentons sur ce site, imaterialis, en tant que groupe et avec ses partenaires. Vous pourrez entrer en contact avec l'équipe Imaterialis via les formulaires de type « Contactez-nous ».

Dans le bandeau en bas du site, vous trouverez une navigation pour découvrir les autres sites du groupe ainsi que les blogs associés à nos lettres d'information, dont cette toute première.

Le barreau de Bruxelles avait choisi la solution Keyvelop  mis en oeuvre par la société Keyvolution distributeur exclusif pour la Belgique des solutions Keyvelop

 Sur 3635 votants potentiels, 2049 avocats ont participé au vote dont 1214 ont voté électroniquement. Ceci signifie également à mes yeux que ces 1214 avocats ont donc marqué leur confiance dans votre système de vote électronique.

Bien que la comission des élections doive encore décortiquer l'influence du vote électronique, il est déjà acquis que nous avons battu deux records historiques : nombre de votants, taux de participation " déclare Bernard Magrez, Président de l'ODI (Observatoire des Droits de l'Internet) et membre du Cabinet du Batonnier du Barreau de Bruxelles.

Il s'agit là, pour une première élection avec possibilité de vote par correspondance électronique, d'un beau succès, de surcroît concernant une population d'utilisateurs dont l'informatique et internet ne constituent pas de prime abord le coeur des préoccupations.

Les seuls points négatifs relevés concernent, d'une part, certains candidats s'étant laissés prendre de court pour l'organisation de leur campagne par la date d'ouverture des votes électroniques, 19 jours avant la date des élections classiques, d'autre part, une soixantaine d'avocats (moins de 5% des votants) n'ayant pas su aller au bout de la procédure électronique de vote.

Nul doute que pour l'année prochaine, puisque le Barreau de Bruxelles a souhaité continuer dans cette voie avec Keyvolution, les candidats ne se laisseront plus prendre de vitesse et qu'au delà du fait que 95% des avocats votant électroniquement n'ont rencontré aucun problème pour voter, les 5% ayant échoué se seront entraînés. Par ailleurs, le nombre des votants et le taux de participation ayant atteint des records historiques cette année grace au procédé électronique, selon les mots de Bernard Magrez, rendez-vous l'année prochaine pour vérifier si ce mouvement, sur lequel les tenants du vote électronique misent beaucoup, se reproduira et s'amplifiera encore.

Parmi les solutions permettant de mettre en oeuvre une procédure de vote par correpondance électronique, la solution Keyvelop se révèle, à l'occasion de ce premier usage, être de mise en oeuvre simple et rapide, tout en procurant ensuite aux usagers un sentiment justifié de sécurité, allié à un confort d'utilisation certain.

Le vote électronique est une remarquable déclinaison des applications de confiance issues de la directive européenne de 1999 et en France de la loi du 13 mars 2000, je souhaite bon vent à tous les e-électeurs à venir.

Gilles Saulière